Rechtssicher dokumentieren
Industrie Experte Alexander Stern mit Triebwerk im Hintergrund

Daniel Grobe

Operatives Geschäft

Daniel Grobe (M. Sc., Management & Technology) gründet 2017 gemeinsam mit Benjamin Brockmann (ebenfalls M. Sc., Management & Technology) die cioplenu GmbH. Die Software-Lösung entwickeln die Gründer auf Basis diverser Praxisprojekte, u. a. am Fraunhofer Institut, und aufgrund ihrer Erfahrungen in der Industrie, Wirtschaftsprüfung und Unternehmensberatung. Daniel Grobe ist Junior Board Member der bayme vbm und war bereits für Unternehmen wie KPMG und Continental tätig.

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Prüfprotokoll: Mit Software rechtssicher dokumentieren

von Daniel Grobe | Aktualisiert am 14.12.2020

Jedes Gerät, jede Maschine und jede Anlage muss regelmäßig geprüft werden: ob Akkuschrauber, Lüftungsanlage oder komplexe Produktionsmaschinen. Dabei ist neben der akkuraten Prüfung auch die Dokumentation der Prüfergebnisse äußerst relevant. Digitale Prüfprotokolle sind die optimale Grundlage für die rechtssichere Dokumentation.

Prüfpflicht für Unternehmen

Stromunfälle passieren nicht nur in den eigenen vier Wänden, sondern auch in Unternehmen. Oft haben Betroffene ein Leben lang mit den Folgen zu kämpfen. Im schlimmsten Fall führt ein Elektrounfall sogar zum Tod. Jedes Unternehmen ist deshalb verpflichtet, im Einsatz befindliche Elektrogeräte und Betriebsmittel – vom Akkuschrauber bis zur Fräsmaschine – in festgelegten Zeitabständen zu prüfen. So schreiben es Versicherungen und Gesetze vor. Prüfprotokolle, die die regelmäßige und fachgerechte Kontrolle von gewerblich genutzten elektrischen Geräten dokumentieren, können deshalb für Unternehmen enorm wichtig sein und sogar vor großen finanziellen Schäden schützen.

Pflicht ohne konkrete Vorgaben

Die Betriebssicherheitsverordnung sowie die Unfallverhütungsvorschrift DGUV Vorschrift 3 „Elektrische Anlagen und Betriebsmittel“ (früher BGV A3) besagen zwar, dass eine Dokumentationspflicht für Unternehmen besteht, doch wie ein Prüfprotokoll für elektrische Geräte und Betriebsmittel aufgebaut sein muss, regeln sie nicht.
Gemäß § 5 DGUV Vorschrift 3 ist ein Unternehmer dafür verantwortlich, dass elektrische Anlagen und Betriebsmittel vor der ersten Inbetriebnahme, vor der Wiederinbetriebnahme nach einer Änderung oder Instandsetzung und in bestimmten Zeitabständen auf ihren ordnungsgemäßen Zustand geprüft werden. Dabei ist es wichtig, dass die Prüfung durch eine Elektrofachkraft ausgeführt und fachgerecht dokumentiert wird.

Prüfprotokoll gilt als Beweisurkunde

Zwar formulieren Gesetzgeber und Berufsgenossenschaften keine konkreten Vorgaben zur Dokumentation der Prüfungen. Doch ist die Dokumentation der Elektroprüfungen nicht zu unterschätzen. Hinter den vagen Vorschriften steckt weit mehr als reine Bürokratie: Ein Prüfprotokoll hat juristische Relevanz. Ein rechtssicheres Prüfprotokoll gilt vor Gericht als Nachweis dafür, dass der Betreiber elektrischer Anlagen seiner Sorgfaltspflicht nachgekommen ist. Bei Elektrounfällen mit Personenschäden oder Bränden mit großen Sachschäden wird ein Prüfprotokoll zum wichtigsten Beweismittel.
Ein nicht existentes Prüfprotokoll kann ein Unternehmen also Millionen kosten und sogar über seine wirtschaftliche Existenz entscheiden.

Ein fehlendes Prüfprotokoll hat Konsequenzen

Entsteht ein Brand oder ein Unfall durch ein ungeprüftes Elektrogerät und kann das Unternehmen in einem solchen Fall die Prüfung nicht nachweisen, kann die Berufsgenossenschaft ihre Haftung ausschließen. Ebenso kann die Brandversicherung ihre Zahlung verweigern. Zudem können auf das Unternehmen je nach Vorfall erhebliche Schadenersatzforderungen zukommen. Unternehmen sollten ihre Dokumentationspflicht deshalb nicht auf die leichte Schulter nehmen und die Erstellung von Prüfprotokollen so detailliert wie möglich umsetzen.

Digitale Protokolle schaffen Mehrwert

Wie genau und in welchem Umfang ein Unternehmen die Prüfung seiner elektrischen Geräte dokumentiert, liegt in dessen Ermessensspielraum. Normen und Vorschriften bleiben hier sehr schwammig. Das zeigen Sätze wie dieser: „Die Prüfung ist in geeigneter Weise zu dokumentieren.“ Spezielle Formulare werden an dieser Stelle nicht vorgeschrieben.

Digitale Prüfprotokolle sind ebenfalls zulässig. Sie können mithilfe einer interaktiven Software erstellt werden und bieten zahlreiche Vorteile. Mit wenigen Klicks können so zahlreiche Messwerte eingegeben und gespeichert werden. Durch die digitale Ablage geht keine Prüfung mehr – in Papierordnern und Aktenschränken – verloren und bleibt stets abrufbar. Standardisierte Checklisten und Formulare, die unternehmensindividuell anhand modularer Baukästen erstellt werden können, führen den Mitarbeiter durch den fachgerechten Prüfprozess und sorgen dafür, dass dieser keine Eingabe vergisst.

Hieraus ergeben sich entscheidende Potenziale, die Unternehmen auch weit über die reine Dokumentationspflicht hinaus große Mehrwerte bieten. Denn mit der digitalen Inspektion generieren Sie umfassende Datenpunkte, die letztendliche die Grundlage für tiefergehende Vergleichsanalysen und damit ebenfalls bessere Entscheidungen bieten.

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