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Revisionssichere Archivierung leicht gemacht

Valentin Ostarhild

Leiter Marketing

10.05.2019 | 4 min

Revisionssicher archivieren, das bedeutet, abgelegte Daten vor einer nachträglichen Veränderung oder Manipulation zu schützen. Dazu muss das Archivgut nachvollziehbar, auffindbar, unveränderbar und verfälschungssicher gespeichert werden. Insbesondere in der industriellen Produktion ist die revisionssichere Archivierung von großer Bedeutung, um wichtige Nachweispflichten erbringen zu können und sich gleichzeitig in alle Richtungen rechtlich abzusichern. Wie sie dies digital, interaktiv und spielend einfach realisieren, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was beinhaltet die rechtssichere Archivierung?

Grundsätzlich verlangt die rechtssichere Archivierung die Überprüfbarkeit des eingesetzten Archivierungsverfahrens. Sie enthält den Nachweis einer Verfahrensdokumentation, die ordnungsgemäße Nutzung, den sicheren Ablauf, den sicheren Betrieb und die Organisation des Anwenderunternehmens. Das heißt, die Revisionssicherheit beschränkt sich nicht nur auf eine bestimmte Technik oder eine Software, sondern umfasst das komplette Archivierungsverfahren. Vorhandene Lösungen müssen richtig eingesetzt und betrieben werden. Des Weiteren müssen sämtliche Prozesse sowie Arbeitsweisen der Mitarbeiter definiert, dokumentiert und nachvollziehbar sein.

Grundsätze der Revisionssicherheit

Der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) veröffentlichte im Jahr 1996 erstmalig den „Code of Practice“, der die folgenden Grundsätze zur Revisionssicherheit festlegt:

1. Jedes Dokument wird unveränderbar archiviert.
2. Kein elektronisches Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
3. Jedes Dokument muss mit geeigneten Techniken (etwa durch Indexieren mit Metadaten) wieder auffindbar gemacht werden.
4. Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht wird.
5. Kein Dokument darf während der Dauer der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.
6. Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.
7. Alle Dokumente müssen zeitnah wiedergefunden werden können.
8. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind in der Weise zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustands möglich ist.
9. Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.
10. Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen und die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.

Wie funktioniert die rechtssichere Archivierung in der industriellen Produktion?

Um alle so eben genannten Aspekte abbilden zu können, muss die Archivierung in jedem Fall elektronisch erfolgen. Mit einer digitalen Assistenzsoftware können Sie Ihre Dokumentationen rechtssicher ablegen und dauerhaft verfügbar machen. Die cioplenu Plattform bietet Ihnen die Möglichkeit, sämtliche Produktionsdaten ordnungsgemäß, vollständig, nachvollziehbar und prüfbar zu speichern. Mit der Software können Sie zudem ein detailliertes Rollen- und Berechtigungskonzept für ihre Dokumentation einrichten und ihre Daten vor Veränderungen schützen. Eine umfassende Bearbeitungshistorie sorgt für Transparenz. Ein sicheres Ablagesystem in der Cloud der On-Premise schützt zudem vor Verlust und sichert somit das gesamte Dokumentationsverfahren.

Fazit:

Die rechtsichere Archivierung ist für industrielle Unternehmen unumgänglich. Mit cioplenu meistern Sie diese Herausforderung ganz leicht, digital und rechtskonform. Die lästige aber notwendige Pflicht lässt sich ganz einfach im laufenden Prozess durch wenige Klicks miterledigen. So bleibt Ihnen und Ihren Mitarbeitern mehr Zeit für die direkte Wertschöpfung innerhalb der Produktion.

Informieren Sie sich hier über die cioplenu Plattform für die rechtssichere Archivierung in Ihrem Betrieb

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