Success Story

Wie Soudronic in wenigen Wochen Prüfvorgänge digitalisiert, vereinfacht und nahtlos integriert hat

Die Firma Soudronic ist ein weltweit führender Hersteller von Produktionsanlagen für Metallverpackungen mit Hauptsitz in der Schweiz und beschäftigt weltweit über 600 Mitarbeiter. Das Unternehmen bietet seinen anspruchsvollen Kunden aus mehr als 120 Ländern eine umfassende Produktpalette von einzelnen Komponenten bis hin zu kompletten Produktionssystemen und steht dabei für höchste Qualität, Innovationskraft und Nutzerfreundlichkeit.

Die Herausforderung

Als Cyril Maurer 2016 die Abteilung Prüfstand übernahm begann er rasch mit der Suche nach einer Lösung, um die Prüfdokumentation einer Maschine über den gesamten Produktionsprozess nahtlos digital abzubilden. Prüfprozesse sollten dabei durch die Eliminierung von Papier effizienter werden und die Prozesssicherheit sollte durch maßgeschneiderte Prüfanweisungen steigen. Herr Maurer testete viele verschiedene Lösungen wie InfoPath, PDF-Formulare oder MS Access aus. Keine Option erfüllte jedoch die Anforderungen.

Ich habe viel ausprobiert und andere Unternehmen gefragt. Ich kann nicht der Einzige mit diesem Problem sein, war mein Gedanke. Doch nach wie vor wird in Produktions-
unternehmen noch sehr viel mit Papier gearbeitet.

Cyril Maurer
Head of Testbench and Production, Soudronic

Aufwändige Prüfdokumentation und Risiken für die Prozesssicherheit

Aufgrund des hohen Qualitätsanspruchs hat das Team von Soudronic einen umfassenden Prüfprozess entwickelt. Zunächst wurden in der Produktionsplanung eine Vielzahl maschinenspezifischer Prüfdokumente zusammengestellt – ein Aktenordner pro Maschine. Im Anschluss wanderte der Ordner zusammen mit der Maschine durch die verschiedenen Produktionsabteilungen, bis die Dokumentation nach Fertigstellung der Prüfung abgelegt und archiviert wurde. Bei rund 100 Maschinen oder Komponenten jährlich, die höchste Anforderungen an Sicherheit und Zuverlässigkeit erfüllen müssen, bedeutet dies eine Menge Dokumentation. Allein die Aufwände für die Zusammenstellung der Prüfdokumentation, für Änderungen an Prüfanweisungen und für die manuelle Ablage der ausgefüllten Dokumente in Archiven und im DMS beliefen sich auf über 1‘600 Stunden pro Jahr.

Die mangelnde Transparenz zum Prüffortschritt stellte eine weitere Herausforderung dar: Bei einer Durchlaufzeit von mehreren Monaten arbeiten verschiedene Mitarbeiter an der gleichen Maschine. Bei jedem Wechsel mussten sie sich erst einen Überblick verschaffen, welche Prüfschritte bereits erledigt wurden. Bevor der Prüfordner sich schließlich auf den Weg in die nächste Abteilung machte, validierten die Abteilungsleiter die komplette Dokumentation, um sicherzustellen, dass jeder Prüfschritt ausgeführt wurde.

Neben hohen Dokumentationsaufwänden und der aufwändigen Informationsübergabe zwischen den sechs beteiligten Abteilungen barg die Prüfdokumentation auch gewisse Risiken für die Prozesssicherheit. Da Soudronic verschiedene Varianten von Maschinen und Komponenten anbietet, verwendeten Mitarbeiter für eine variantengerechte Qualitätsprüfung sogenannte Maximallisten. Die prüfenden Mitarbeiter mussten selbst wissen, welche der Prüfschritte für die jeweilige Maschine relevant sind. Trotz des enormen Erfahrungsschatzes der Soudronic-Mitarbeiter war eine unter demographischen Aspekten nachhaltige, digitale Lösung für Herrn Maurer und sein Team essenziell wichtig.

1

Ordner Prüfdokumente
pro Maschine

2

Stunden wöchentlich
für Informationssuche je
Mitarbeiter

1’600+

Stunden jährlich für
Dokumentenhandling

Einfache Einführung und Integration von cioplenu

Seit Anfang 2020 ist die Software bei Soudronic im Einsatz und wird dabei international und mehrsprachig genutzt. Um den von Papierausdrücken und Systembrüchen geprägten Prüfprozess zu optimieren, folgte nach der initialen Einführung zeitnah die Integration mit ERP und DMS. Durch diese Anbindungen konnten Aufträge aus dem ERP automatisch mit den detaillierten Prüfprozessen in cioplenu verbunden werden und in cioplenu erstellte Qualitätsprotokolle ließen sich automatisch im DMS ablegen.

Durch die modularen Prozessschritte in cioplenu existiert nun ein zentraler Punkt der Prozesswahrheit, welcher auch Anpassungsaufwände in der Prüfdokumentation nachhaltig drastisch reduziert.

Als Konsequenz arbeitet Soudronic nun in einer vollständig integrierten, teilautomatisierten und skalierbaren Lösung.

Bei der Einführung startete das Maschinenbauunternehmen sehr fokussiert, um die Lösung perspektivisch gruppenweit auszurollen. Während der Fokus anfangs auf der Abbildung von Prüfanweisungen in Kombination mit Prüfprotokollen lag, haben mittlerweile auch Dokumente, wie Montageanweisungen und weitere Beschreibungen und Formulare ihren Weg in die Software gefunden.

Durch die Einführung und Integration von cioplenu wurde unser Prüfprozess auf ein neues Level gehoben. Qualitätsprüfer können sich auf die eigentliche Prüfung konzentrieren und wenig wertschöpfende Tätigkeiten wurden automatisiert.

Cyril Maurer

Head of Testbench and Production, Soudronic

Weniger Aufwände – mehr Transparenz und Prozesssicherheit

Soudronic verfügt jetzt über eine Ende-zu-Ende integrierte Lösung für Prüfprozesse von der Bereitstellung der Dokumentation über die abteilungsübergreifenden Prüfvorgänge bis hin zur Ablage und Nachverfolgung von Qualitätsinformationen.

Durch die Reduktion der Dokumentationsaufwände spart Soudronic jährlich über 170.000 CHF in nur einem Bereich ein: Die Zusammenstellung der Dokumentation läuft jetzt digital und effizient per Auftrag – der Aufwand hierfür sank um 95 %. Die automatische Reporterstellung und nahtlose Datenübertragung in das DMS eliminierte Aufwände für Ablage und Archivierung gänzlich. Dank einem Punkt der Wahrheit reduzierten sich auch die Anpassungsaufwände auf ein Minimum. Eine Änderung in einem mehrfach verwendeten Prozessschritt wird nur noch einmal durchgeführt, betroffene Dokumente werden automatisch angepasst.

Neben der Vermeidung von Aufwänden stiegen die Transparenz und Sicherheit der Prüfprozesse enorm. Bei Arbeitsbeginn in den Abteilungen kann die Prüfung nun direkt fortgeführt werden, da der nächste Prüfschritt sofort ersichtlich ist. Durch die intuitive Dokumentation werden Mitarbeiter mittels verschiedener Interaktionen sicher durch den Prüfprozess geführt. Die über die Suchfunktion schnell auffindbaren Reports ermöglichen zudem eine rasche Bearbeitung und Nachverfolgung bei allfälligen Reklamationen.

Durch die Einführung von cioplenu erreichte Soudronic das Ziel, seinen Mitarbeitern eine nutzerfreundliche Lösung bereitzustellen, welche nicht wertschöpfende Tätigkeiten eliminiert und ermöglicht ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Die Vorteile auf einen Blick

-95%

Aufwand für
Doku

100%

Transparenz 

100%

Usability für
Mitarbeiter

Einfach starten, umgehend profitieren

Arbeiten auch Sie mit digitalen Prüfprotokollen. In einem initialen Kick-Off Meeting entwickeln wir gemeinsam ein Zielbild für Ihr Unternehmen und planen die nächsten Schritte. Sobald Sie das Kontaktformular ausgefüllt haben, melden wir uns mit einem Terminvorschlag bei Ihnen.

Im Rahmen dessen stellen wir Ihnen anhand einer individuellen Live-Demo die Software und die für Sie besonders relevanten Funktionalitäten vor.

Anschließend haben Sie die Möglichkeit, einen Testzugang zu erhalten oder direkt in die produktive Nutzung zu gehen. Uns ist dabei wichtig, Ihnen einen einfachen Start als Grundlage einer langfristigen Partnerschaft zu ermöglichen.

Sie sind in guter Gesellschaft