Sparen Sie sich Zeit, Platz und Ärger mit digitalen Montage-, Service- und Prüfprotokollen

Valentin Ostarhild

Business Development

31.12.2018 | 3 min

Montageaktivitäten, Qualitätsprüfungen, Wartungsmaßnahmen und Instandhaltungsarbeiten sind nur einige der vielen Vorgänge in den Produktionen von Industrieunternehmen, die protokolliert werden müssen. Nicht selten wird diese oft als lästige Pflicht empfundene Aufgabe mithilfe ausgedruckter Checklisten erledigt. Eine „Digitalisierung“ der Checklisten und Protokolle erfolgt durch das spätere Einscannen der Zettelsammlung oder das mühsame Übertragen der handschriftlichen Notizen in Datenbanken.

Digitalisierung neu gedacht

Eine digitale Informationsplattform mit vielfältigen Funktionen steigert nicht nur die Effizienz bei der Dokumentation und Protokollierung, sondern bietet auch einen erheblichen Mehrwert bei der Anlernung neuer Mitarbeiter. Erfahren Sie hier, wie Sie mit einer digitalen Informationsplattform zur Werkerführung nicht nur Prozessinformationen bereitstellen, sondern zeitgleich auch Montage-, Instandhaltungs- oder Serviceprotokolle sowie Anlernnachweise erstellen. Dadurch schlagen Sie sprichwörtlich zwei Fliegen mit einer Klappe: zum einen entlasten Sie Ihre Mitarbeiter und zum anderen steigern Sie den Mehrwert Ihrer Protokollierungs- und Nachweiseaktivitäten.

Protokolle sind das Gold der Produktion

Die schlechte Nachricht vorweg: Um Protokolle und Dokumentationen rund um Montage, Service und Prüfung werden Sie auch in Zukunft nicht herumkommen. Protokolle dienen der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben und werden für die Reklamationsbearbeitung sowie Kundennachweise benötigt. Darüber hinaus sind die Protokolle wichtige Instrumente, um interne Qualifikationsnachweise von Mitarbeitern zu erbringen.

Unhandlichkeit hat fatale Folgen

Das große Problem bei der Protokollierung besteht schlichtweg in der Unhandlichkeit der dazu notwendigen Unterlagen. Zudem ist das Blättern in Aktenordnern ein großer „Zeitfresser“. Kein Wunder also, dass Mitarbeiter Protokollierungsaufgaben – manchmal Stunden, manchmal aber auch Tage oder Wochen – vor sich herschieben. Die Folge: mögliche Unregelmäßigkeiten oder andere Auffälligkeiten sind bis zur Erledigung des lästigen Papierkrams längst vergessen, werden nicht nachgehalten, das Protokoll verliert seinen Wert, da die Checklisten einfach nach Gutdünken und Schema F abgehakt werden.

Digitalisierung ist nicht gleich Digitalisierung

Die meisten Protokolle werden analog auf Papiervordrucken erstellt. In manchen Unternehmen werden sie neben der Ordnerablage auch eingescannt oder die Inhalte mühsam in Datenbanken oder Textverarbeitungsprogramme übertragen. Diese vielschrittige Abfolge der manuellen Datenübertragung birgt großes Fehlerpotenzial. Zudem ist all das nicht zielführend und erzeugt lediglich jede Menge zusätzliche Arbeit – ganz zu schweigen vom zusätzlichen Lagerplatz für die Ordner und der nicht mehr zeitgemäßen Ressourcenverschwendung beim Ausdrucken.

Die Lösung

Mit der cioplenu Software, lassen sich Checkpunkte, Soll-Ist-Werte oder textuelle Beschreibungen direkt in die Prozessbeschreibung zur Werkerführung einfügen und können somit direkt im  Prozess abfragt werden. Häufig reicht diese Art der Protokollierung und Dokumentation von manuellen Vorgängen nicht aus. Neben einer einfachen Checkliste müssen zur ordnungsgemäßen Protokollierung auch Bilder, z. B. von ausgetauschten Maschinenteilen, separat aufgenommen werden. Mit der cioplenu Software erfolgt dies ebenfalls direkt im Prozess. Abfragen von Bildern, Videos oder Unterschriften von Mitarbeitern können je nach Bedarf in der Arbeitsbeschreibung eingefügt werden. Somit wird eine Vielzahl separater Tätigkeiten in der cioplenu Software zusammengeführt.

Das offene System mit seinen zahlreichen Anbindungsmöglichkeiten an diverse gängige (ERP-)Systeme erleichtert die Übertragung und eliminiert manuelle Protokolleingaben und -uploads.

Für alle, die dennoch zusätzlich an alter Ordnerablage festhalten wollen oder einfach nur mal schnell einen Nachweis über einen bestimmten Vorgang zur externen Verwendung benötigen: sämtliche Protokolle sind als PDF und csv exportierbar.

Fazit: Digital heißt einfach

Mit einer digitalen Informationsplattform erstellen und verwalten Sie und Ihre Kollegen spielend einfach sämtliche Dokumentationen: vom Montage- über das Prüf- bis hin zum Serviceprotokoll. Trennen Sie sich von platz- und zeitraubenden Aktenordnern sowie ungeeigneten Textverarbeitungsprogrammen und setzen sie auf echte digitale Intelligenz.

Erfahren Sie mehr und starten Sie in die digitale Dokumentation!

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