Von der Zettelwirtschaft zur digitalen Wareneingangskontrolle

Die Wareneingangskontrolle ist von hoher Bedeutung für jeden Produktionsbetrieb. Hier werden sämtliche für die Produktion benötigten Güter angeliefert und vor allem geprüft. Bis heute wird hier verstärkt papierbasiert gearbeitet, was viele Risiken birgt. Eine gezielte Digitalisierung mithilfe einer Assistenzsoftware kann hier großen Mehrwert schaffen.

Jedes produzierende Unternehmen benötigt Güter in Form von Roh- und Betriebsstoffen, Fertigerzeugnissen oder Halbfabrikaten, die sie weiterverarbeiten oder -verkaufen. Alle diese Güter müssen bei Anlieferung geprüft werden. Die Kontrolle bezieht zum einen den Abgleich von Bestellung, Lieferschein und tatsächlich gelieferter Menge ein, zum anderen wird auch die Überprüfung der Güterqualität durchgeführt.
Die Wareneingangskontrolle gleicht alle angelieferten Materialien mit den dazugehörigen Begleitpapieren ab. Je nach Menge der benötigten Güter werden diese Kontrollen – z. B. Messen, Wiegen, Zählen – mittels einer Totalerhebung oder einer Stichprobe durchgeführt. Auch Probennahmen und Werkstoffprüfungen gehören mitunter zur normalen Wareneingangskontrolle.

Im Anschluss daran werden die Güter von der Einkaufsabteilung im Wareneingang verbucht und von dort aus im Betrieb weiterverarbeitet. Angelieferte Waren, die einen bestimmten Qualitätsstandard nicht erfüllen, falsche Mengen oder sonstige Abweichungen werden direkt beim Lieferanten reklamiert und nicht in den Produktionsbetrieb überführt.
Die klassische Wareneingangskontrolle ist ein stark von Papier geprägter Unternehmensbereich. Warenbegleitscheine, Lieferscheine, Bestellungen, Retouren und sonstige Prozesse im Wareneingang werden oft auch heute noch manuell über Papierformulare abgewickelt. Zudem wird die Arbeit oft durch die Pflege verschiedener Systeme, etwa einem ERP, erschwert und unnötig komplex gemacht.

Die Folge sind Ungenauigkeiten und Fehler sowie nicht übereinstimmende Angaben in Systemen und auf sämtlichen Papieren. Die Lösung hierfür kann eine digitale Assistenzsoftware sein. Diese macht nicht nur Papiere komplett überflüssig, sondern entlastet auch die Mitarbeiter in der Wareneingangskontrolle. Mithilfe mobiler Endgeräte können diese Lieferungen in Empfang nehmen und dabei direkt die Warenprüfung durchführen.
Einfache Checklisten sorgen dafür, dass keine Kontrolle vergessen wird und alle erforderlichen Werte auf einer zentralen Plattform gespeichert und verfügbar gemacht werden. Über die eingebaute Kamerafunktion können auch QR-Codes und Barcodes gescannt oder Fotos für die Dokumentation der Prüfung aufgenommen und im System gespeichert werden. Ein noch größerer Vorteil ergibt sich, wenn auch die Produktion mit dieser digitalen Assistenzplattform arbeitet.

Auf diese Weise kann der Weg eines Gutes bis zur finalen Verarbeitung und sogar darüber hinaus abgebildet und nachvollzogen werden. Neben der erfolgreichen Digitalisierung des gesamten Warenwirtschafssystems innerhalb eines Unternehmens werden so auch Qualitätsstandards erhöht und die Verarbeitung von Waren transparent gemacht. Aspekte, die heute für Kunden und Endverbraucher wichtiger sind denn je.

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