6 Gründe, warum Sie keine gängigen Textverarbeitungsprogramme zur Erstellung von digitalen Arbeitsanweisungen verwenden sollten

Valentin Ostarhild

Business Development

19.11.2018 | 4 min

In vielen Unternehmen werden Arbeitsanweisungen auch im digitalen Zeitalter noch immer mit klassischen Textverarbeitungsprogrammen erstellt und anschließend in Papierform bereitgestellt. Aufgrund der zunehmenden Komplexität der Prozessdokumentation ist diese Vorgehensweise ineffizient und nicht mehr zeitgemäß. Wir zeigen Ihnen sechs Gründe, warum Sie herkömmliche Textverarbeitungsprogramme aus der Prozessdokumentation verbannen sollten und wie Sie Ihre Produktivität mit spezialisierten Tools für die Erstellung und Nutzung von digitalen und interaktiven Arbeitsanweisungen deutlich steigern können.

1. Weil Versionschaos ein für alle Mal der Vergangenheit angehört.

Spezialisierte Software für die Erstellung und Nutzung von digitalen Arbeitsanweisungen ermöglicht eine automatisierte Versionierung und archiviert somit nicht nur alle Prozessdokumentationen, sondern sorgt auch dafür, dass Ihren Mitarbeitern immer die aktuellste Version der Prozessbeschreibung zur Verfügung steht. Dateinamen à la „_final_123_final_final_überarbeitet“ gehören ab sofort der Vergangenheit an.

2. Weil intuitive Bedienung das A und O ist.

Bei der Prozessdokumentation steht der Mitarbeiter im Mittelpunkt. Intuitive Bedienung und eine einfache Benutzerführung sind die wichtigsten Elemente bei digitalen Arbeitsanweisungen. Dies gilt sowohl für die Erstellung der Arbeitsanweisungen, Checklisten oder Prüfpläne als auch für die Nutzung dieser Dokumente im Shopfloor. Prozesswissen ist der wohl am besten gehütete Schatz eines jeden Unternehmens. Professionell aufbereitet steigert sich der Mehrwert dieses Know-hows und sowohl erfahrene Mitarbeiter als auch ungelernte Kräfte profitieren von digitalen Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Überlassen Sie der spezialisierten Software die Struktur und das Layout, sodass Sie sich auf die Inhalte der Prozessdokumentation konzentrieren können. Fortan werden Ihnen lästige aber notwendige Formatierungsarbeiten keine Minute Ihrer Arbeitszeit mehr stehlen.

3. Weil endlich Transparenz herrscht.

Möglichkeiten zur integrierten Rechteverwaltung helfen Ihnen, transparente und automatisch gelenkte Review-Prozesse für die erstellten Arbeitsanweisungen zu etablieren und somit Freigabezyklen zu verkürzen. Auf einen Blick zu sehen, welche Prozesse bereits freigeben wurden und bei welchen eine Freigabebestätigung noch aussteht, ist somit spielend leicht.

4. Weil Sie vielfältige Medien einbinden und intelligent verwalten können.

Ein Bild sagt oft mehr als tausend Worte. Dies gilt speziell für Arbeitsanweisungen oder Prüfpläne in der Produktion. Zwar können Sie Bilder in Dokumente von klassischen Textverarbeitungsprogrammen einfügen, doch schnell verlieren Sie den Überblick, welche Bilder Sie genutzt haben, wer sie gemacht hat und wo sie abgelegt sind. Spezialisierte Tools für die Erstellung von interaktiven Arbeitsanweisungen greifen die Medienvielfalt für die Prozessbeschreibung auf. Neben Bildern können Sie Videos oder ganze PDF-Dokumente in die Arbeitsanweisung integrieren. Management und Speicherung erfolgen automatisch, sodass Sie stets den Überblick behalten.

5. Weil Industrie 4.0 mehr als Digitalisierung ist.

Um das volle Potenzial, das die Digitalisierung bietet, nutzen zu können, ist eine Verknüpfung der verschiedensten Produktionsressourcen notwendig. Dazu zählen Maschinen, Mitarbeiter und Informationen. Letztgenannte umfassen beispielsweise operative Prozessinformationen für die Montage von Produkten oder Instandhaltung von Anlagen, die wiederum mit Produktionsaufträgen etwa aus dem Enterprise Ressource Planning System (ERP-System) verknüpft werden müssen. Für die Umsetzung von effizienten Prozessen bedarf es spezialisierter Tools, denn herkömmliche Textverarbeitungsprogramme wurden für viele Zwecke entwickelt — nicht aber für die professionelle, digitale Arbeitsanweisung.

6. Weil interaktive Software die Zukunft ist.

Sagen Sie „Tschüss“ zu sperrigen Aktenordnern, unübersichtlichen Papierstapeln und unidirektionaler Kommunikation. Mit spezialisierter Software für die Erstellung und Nutzung von digitalen Arbeitsanweisungen, Checklisten oder Prüfplänen stellen Sie Ihren Mitarbeitern in der Produktion nicht nur Informationen bereit, sondern unterstützen sie bei der Protokollierung Ihrer Arbeitsprozesse. Mit einem Klick kann jeder Mitarbeiter interaktiv geforderte Werte ergänzen und abgearbeitete Check-Punkte direkt bestätigen — ohne Computerfachwissen und vor allem ohne Aktenordner, unübersichtliche Formulare und Kugelschreiber. Mit interaktiver Software schlagen sie mindestens zwei Fliegen mit einer Klappe.

Fazit:

Das Erstellen von Arbeitsanweisungen mit klassischen Textverarbeitungsprogrammen ist zeitintensiv und die Dokumente schwer zu pflegen. Abhilfe schaffen Softwarelösungen, mit denen Arbeitsanweisungen digital erstellt und verwaltet werden können. Mit der Software von cioplenu können Sie schnell und einfach im Kleinen starten, sich von den Vorteilen digitaler Arbeitsanweisungen überzeugen und anschließend unkompliziert skalieren.

Erstellen Sie Ihre digitalen Arbeitsanweisungen schnell und einfach mit der cioplenu Software

Share This

Diese Webseite verwendet Cookies, um bestimmte Funktionen zu ermöglichen und das Angebot zu verbessern. Indem Sie die Seite weiter nutzen, stimmen Sie der Nutzung von Cookies und unserer Datenschutzrichtlinie zu.

Die Cookie-Einstellungen auf dieser Website sind auf "Cookies zulassen" eingestellt, um das beste Surferlebnis zu ermöglichen. Wenn du diese Website ohne Änderung der Cookie-Einstellungen verwendest oder auf "Akzeptieren" klickst, erklärst du sich damit einverstanden.

Schließen