Anlernung neuer Mitarbeiter mit digitalen Arbeitsanweisungen und interaktiver Software
Industrie Experte Alexander Stern mit Triebwerk im Hintergrund

Daniel Grobe

Experte Prozessexzellenz

Daniel Grobe (M. Sc., Management & Technology) gründet 2017 gemeinsam mit Benjamin Brockmann (ebenfalls M. Sc., Management & Technology) die cioplenu GmbH. Die Software-Lösung entwickeln die Gründer auf Basis diverser Praxisprojekte, u. a. am Fraunhofer Institut, und aufgrund ihrer Erfahrungen in der Industrie, Wirtschaftsprüfung und Unternehmensberatung. Daniel Grobe ist Junior Board Member der bayme vbm und war bereits für Unternehmen wie KPMG und Continental tätig.

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Lesezeit: 5 min

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Anlernen neuer Mitarbeiter mit digitalen Arbeitsanweisungen

von Daniel Grobe | Aktualisiert am 14.12.2020

Das Anlernen neuer Mitarbeiter nimmt oft viel Zeit und personelle Ressourcen in Anspruch. Oft sind die „Neuen“ wochenlang nicht produktiv, sondern schauen nur den erfahrenen Kollegen über die Schulter. Vernünftige Anleitungen sucht man in den meisten Betrieben vergebens, denn meist sind Abläufe „historisch gewachsen“ oder in verstaubten Ordnern abgeheftet. Somit haben neue Mitarbeiter oft keine Wahl und müssen lange Zeit mehr oder weniger hilflos mitlaufen, da die Grundlage für effizientes Self-learning fehlt.

Die Anlernung neuer Mitarbeiter kostet Zeit

Fachkräfte werden aktuell dringend benötigt. Doch wenn der lang herbeigesehnte, neue Kollege dann endlich seinen ersten Arbeitstag antritt, ist die Herausforderung längst nicht gelöst. Ganz gleich, wie gut die Ausbildung und Erfahrung ist, jeder neue Mitarbeiter benötigt Zeit, um vernünftig angelernt zu werden, Prozesse und Abläufe zu verstehen und sich mit der neuen Arbeitsumgebung vertraut zu machen. Computerprogramme, Fertigungsprozesse, Wartungsintervalle und Wartungsabläufe von Maschinen und Anlagen: Das alles unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen und basiert zu großen Teilen auf individuellem Mitarbeiter-Know-how.

Aktuelle Probleme beim Anlernen neuer Mitarbeiter

Fakt ist: Was der eine sich über Jahre, teilweise Jahrzehnte an Erfahrung aufbaut, wird der andere nicht innerhalb weniger Tage lernen. Es dauert lange bis ein neuer Mitarbeiter produktiv ist. Denn noch immer sind die folgenden Situationen Alltag in den meisten Unternehmen:

  • Mitarbeiter haben unterschiedliche Wissensstände. Neue Mitarbeiter und Leiharbeiter müssen sich bei den „alten Hasen“ erkundigen, was viel Arbeitszeit der erfahrenen Mitarbeiter beansprucht und sie von ihren eigentlichen Aufgaben abhält.
  • In Papierunterlagen dokumentierte Informationen sind oft veraltet und nicht vollständig: Schließlich leidet die Qualität der Arbeit darunter.
  • Es mangelt an Erfahrungswissen der Mitarbeiter oder teilweise ist gar nichts dokumentiert. Gewisse Kniffe und Tricks stehen in keinem Handbuch, sondern existieren allein im Kopf bestimmter Mitarbeiter.
  • Für ein strukturiertes Anlernen fehlen oft Standardprozesse.

Die Lösung: Digitale, interaktive und integrierte Software

Die Lösung all dieser Probleme ist denkbar simpel: eine einfache Dokumentation anhand einer App für Produktionsmitarbeiter, die mithilfe von Videos und Bildern in der Lage ist, den jeweiligen Prozess Schritt für Schritt abzubilden. Mitarbeiter klicken sich spielend leicht durch die einzelnen Arbeitsschritte, bestätigen deren Erledigung anhand von Checkpunkten und digitaler Unterschrift und können gleichzeitig mit Bildern und Videos mögliche Unregelmäßigkeiten oder Fehler nachvollziehbar dokumentieren. Die Interaktion mit der Software lässt Mitarbeiter nicht nur die Sinnhaftigkeit der eigenen Arbeit auf ganz neue Weise erleben, gleichzeitig hilft sie, Prozesse immer aktuell zu halten und auf einen globalen Prozessstandard zu bauen. Zudem werden Erfahrungen für andere Kollegen protokolliert.

Zusätzlich helfen didaktisch aufgebaute Lernunterlagen Mitarbeitern beim Self-learning und unterstützen das „Training on the Job“, damit sie sich kontinuierlich für weitere Aufgaben qualifizieren.

Vorteile für den Anwender

  • Unerfahrene Mitarbeiter können einzelne Arbeitsschritte durch umfassende Informationen besser nachvollziehen.
  • Entlastung der erfahrenen Produktionsmitarbeiter und Meister.
  • Die App unterstützt auch erfahrenere Produktionsmitarbeiter dabei, mit der steigenden Variantenvielfalt umzugehen.
  • Mitarbeiter stehen bei der Arbeit weniger unter Druck, denn Sie wissen, wo sie nachschauen können, sollten sie einmal Hilfe und Unterstützung benötigen.

Vorteile für das Unternehmen

  • Der neue Mitarbeiter kann schneller produktiv arbeiten.
  • Das Prozesswissen aller Mitarbeiter wird digital abgesichert.
  • Der Spaßfaktor beim Umgang mit der intuitiven Software motiviert die Mitarbeiter zusätzlich, denn die frustrierende Suche nach einer Information im Papierstapel oder im Aktenschrank entfällt.
  • Mitarbeiter können flexibler in verschiedensten Gebieten eingesetzt werden, was beispielsweise in unvorhergesehenen Krisensituation hilfreich sein kann.

Fazit

Digitale Arbeitsanweisungen und Checklisten für neue Mitarbeiter, anhand derer unbekannte Arbeitsprozesse interaktiv erlernt werden können, erleichtern und beschleunigen die Anlern- und Weiterbildungsphasen in Unternehmen enorm. Auswertungen haben ergeben, dass Mitarbeiter, die die Basics via Tablet erlernen, 50 % schneller produktiv sind. Zudem bedeutet Self-learning 80 % weniger Aufwand für erfahrene Kollegen beim Anlernen neuer Arbeitskräfte.

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