Worauf Sie bei der Erstellung einer Arbeitsanweisung achten sollten

Valentin Ostarhild

Business Development

19.11.2018 | 4 min

Die Bedeutung qualitativ hochwertiger Arbeitsanweisungen nimmt stetig zu. In Zeiten des Fachkräftemangels, kleinen Losgrößen und variantenreichen Produktionen sind präzise Arbeitsanweisungen das Gold des 21. Jahrhunderts. Wie Sie eine professionelle Arbeitsanweisung erstellen und was Sie dabei beachten müssen, erfahren Sie hier.

Was ist eine Arbeitsanweisung?

Arbeitsanweisungen oder -anleitungen beschreiben, wie eine Tätigkeit auszuführen ist – entweder in Textform oder mithilfe von Bildern und Piktogrammen. Für neue Mitarbeiter ist die Arbeitsanweisung ein konkreter Leitfaden, der sie Schritt-für-Schritt durch die zu erledigende Aufgabe führt. Für erfahrene Mitarbeiter dient sie hingehen vor allem als Nachschlagewerk, da sie schon mit den Prozessablauf vertraut sind. Besonders in der Montage von Baugruppen, Instandhaltung von Maschinen oder Prüfung von Endprodukten ist die Arbeitsanweisung von hoher Bedeutung, um die Wertschöpfung des Unternehmens effizient realisieren zu können. Aber auch in anderen Unternehmensbereichen, z. B. in der Verwaltung, dienen Arbeitsanweisungen als wertvoller Wissensspeicher und Grundlage für reibungslose Prozesse.

Warum wird es immer wichtiger eine gute Arbeitsanweisung zu formulieren?

Kundenindividuelle Produkte haben Hochkonjunktur, sodass Unternehmen ihre Waren auch in Losgröße 1 anbieten müssen. Damit nehmen auch die Variation und Kombination unterschiedlicher Aufgaben, die an einem Arbeitsplatz und von einem Beschäftigten auszuführen sind, stark zu. Ein Mitarbeiter muss fast unendlich viele Prozesse beherrschen. Damit er damit nicht überfordert wird und bei der Prozessdurchführung nichts vergisst, muss er einfach und schnell auf die Arbeitsanweisung zurückgreifen können. Gleichzeitig stehen Unternehmen aufgrund des Fachkräftemangels vor der Herausforderung ungelernte Fachkräfte unkompliziert und schnell anlernen zu müssen.

Wie erstelle ich eine Arbeitsanweisung richtig?

Die Arbeitsanweisung sollte von einem qualifizierten und erfahrenen Mitarbeiter, der direkt am jeweiligen Prozess beteiligt ist (z. B. aus der Arbeitsvorbereitung), erstellt werden. Außerdem ist eine Rücksprache mit den Bereichen Qualitätssicherung und Qualitätsmanagement empfehlenswert. Neben der fachlichen Vollständigkeit und Korrektheit sollten unternehmensweite Standards hinsichtlich Formatierung sowie die Verwendung von Bildern und Texten ebenfalls beachtet werden. Zudem sollte die Arbeitsanweisung flexibel und einfach an zukünftige Änderungen angepasst werden können. Am Ende der Erstellung steht ein definierter Freigabe- und Abnahmeprozess nach dem Vier- oder Sechs-Augen-Prinzip.

Welche Informationen müssen in einer Arbeitsanweisung enthalten sein?

Eine professionelle Arbeitsanweisung ist klar strukturiert und eindeutig verständlich. Folgende Fragen sollten dabei beantwortet werden:

Was muss ich tun?
Eine genaue Tätigkeitsbeschreibung erklärt, was zu tun ist.

Wie muss ich es tun?
Die genaue Ausführung wird beschrieben.

Wann und in welcher Reihenfolge muss ich es tun?
Der zeitliche Ablauf wird Schritt für Schritt dargestellt.

Womit muss ich es tun?
Die Hilfsmittel für die korrekte Durchführung werden auflistet und deren Verwendung ggf. erklärt.

Was muss ich beachten?
Vollständige Sicherheitshinweise sind das A und O, wenn es um die Prävention von Risiken und die Vermeidung von Gefahren geht.

Welche Gültigkeit besitzt die Arbeitsanweisung?
Hier werden Arbeitsbereich und Benutzergruppe der Arbeitsanweisung definiert.

Wer ist mein Ansprechpartner?
Für den Fall, dass Rückfragen oder Änderungswünsche auftreten, muss für den Anwender ersichtlich sein, wer für die Arbeitsanweisung verantwortlich ist.

Worauf sollte ich bei der Auswahl der richtigen Software für die Erstellung von Arbeitsanweisung achten?

– schnelle initiale Erstellung einer Arbeitsanweisung
– unkomplizierte und flexible Änderungsmöglichkeiten
– Integration und Aufnahme von Feedback durch den Nutzer
– Konformität mit bestehenden Standards

Neben der spezialisierten Erstellung von Arbeitsanweisungen ist es wichtig, dass die Software eine Komponente für die Bereitstellung und Nutzung der erstellten Arbeitsanweisung liefert, damit der Mitarbeiter einen einfachen und schnellen Zugriff erhält. Dadurch gehört das Blättern in Papieranweisungen der Vergangenheit an.

Fazit:

Moderne Arbeitsanweisungen sind das zentrale Element für die Wertschöpfung und die Erreichung der Unternehmensziele — denn sie speichern und verwalten kostbares Fachwissen und stellen es zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung. Zudem muss eine Arbeitsanweisung alle Fragestellungen rund um einen Prozess beantworten und erfordert deshalb einen strukturierten Aufbau. Mithilfe von spezieller Software wird die digitale Erstellung und Verwaltung von Arbeitsanweisungen heute zum Kinderspiel.

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