3 Schritte zur optimalen Checkliste

Anne Brendel

Senior Content Manager

08.05.2020 | 3 min

Wie erstelle ich die optimale Checkliste? Haben Sie sich diese Frage auch schon einmal gestellt, um Ihre Dokumentation in der Produktion, Qualitätsprüfung oder Instandhaltung auf das nächste Level zu heben? Schließlich fußen Prozessabläufe von Fertigungsunternehmen auf einer verständlichen und standardisierten Prozessdokumentation. Wir stellen Ihnen in diesem Artikel drei Schritte vor, mit welchen Sie Ihre Checklisten einfach optimieren können.

1. Schluss mit statischen und papierbasierten Checklisten

Checklisten in Word, Excel und PowerPoint zu erstellen, sie auszudrucken und dann auf dem Shopfloor handschriftlich abzuhaken, ist sehr mühsam und ein enormer Aufwandstreiber. Um die Reports und Protokolle weiterzuleiten, müssen die ausgefüllten Dokumente zudem erneut eingescannt werden. Der Suchaufwand in unübersichtlichen Ordnern ist groß und zusätzlich besteht die Gefahr auf eine veraltete Version in Papierform zuzugreifen.

Mit einer Checklisten-Software bilden Sie einen Standard digital ab und reduzieren außerdem den Aufwand in Erstellung, Bereitstellung und Archivierung von Dokumenten. Werker greifen direkt an der Maschine per QR-Scan auf die benötigte Checkliste zu. Durch die automatische Aktualisierung ist außerdem für alle Mitarbeiter und Abteilungen immer die neueste Version sofort abrufbar. So stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter die Arbeitsschritte anhand eines Prozessstandards ausführen. Die interaktive Prozessführung steigert somit die Prozesssicherheit und eröffnet die Möglichkeit der systematischen Datenauswertung.

2. Mitarbeiter interaktiv durch den Prozess führen

Bei der Erstellung von optimalen Checklisten in einer Software sollten für jeden Mitarbeiter Checkpunkte damit einfach verständlich sowie rasch und sauber mobil durchführbar sein und Auswertungen ermöglichen. Ein hohes Maß an Bildführung mit zusätzlichen graphischen Elementen wie Zahlen, Pfeilen und Beschriftungen hilft hierbei. Jeder Schritt wird durch den Werker einzeln abgehakt. Die automatische Aktualisierung sorgt dafür, dass der momentane Prozessstatus jederzeit einsehbar ist.

3. Befunde Ursachen zuordnen und Verbesserungen ableiten

Die Befunde aus optimalen Checklisten systematisch auszuwerten ist die Grundlage für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Bei einer softwarebasierten Prozessdokumentation können auftretende Fehler mit der Bild- und Video-Funktion von Werkern direkt an der Maschine dokumentiert, weitergeleitet und damit schneller behoben werden. Mit der Textrückgabefunktion können Werker außerdem Teilschritte kommentieren, auf welche Sie mit Feedback sofort reagieren können. Diese Funktion bringt entscheidende Einblicke in die verschiedenen Prozesse. Gefundene Fehler können Ursachen zugeordnet werden, um diese langfristig im Rahmen des KVP zu beheben. 

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